Cómo ordenar bien los documentos y papeles en nuestro despacho
No importa si tenemos el despacho en casa o en la oficina, siempre debe estar ordenado. No obstante, es cierto que en casa ese orden es aún más importante, pues forma parte de la armonía global de nuestro hogar. Sistemas para ordenar hay muchos, y es evidente que los materiales de papelería, como los que encontramos en Mr. Paper, pueden ser de mucha utilidad. Carpetas, archivadores y demás objetos se combinan con clasificadores, cajas y bandejas. Aprende a tener todo en orden para ser más productivo en tu trabajo.
Organizadores, archivadores y cajas
Lo primero que deberíamos hacer es mirar bien nuestra mesa y despacho en general y pensar qué cosas no hace falta ya guardar. Seguro que hay un montón de documentos de proyectos antiguos que están ocupando espacio y no necesitas tener. Recicla, eso siempre.
Una vez tengas claro qué deseas quedarte, que seguramente será mucho, piensa en opciones para mantener esos papeles ocultos, como organizadores, archivadores e incluso cajas. Estas últimas pueden ser estupendas para los documentos que menos uses o los más antiguos.
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Las bandejas de documentos
También hay papeles que vas a tener que usar en tu día a día o incluso documentos sobre los que estás trabajando en ese momento. La opción más interesante para tener un despacho funcional, en este caso, es tenerlos a mano.
Para ello viene bien tener bandejas de documentos. Son bandejas que podemos colocar encima de la mesa y que tienen almacenaje para un número determinado de hojas.
Ordenar productos de papelería
Bolis, lápices, clips, cualquier tipo de producto de papelería puede contar con su bote o caja para poder ser ordenado. Si cuentas con una mesa muy grande, podrías colocar un gran clasificador para todos ellos.
Si no, siempre puedes usar una cajonera y meter un separador para que puedan estar ordenados cada uno correctamente sin interferir en el espacio del otro.
Los sistemas de archivo ideal
Cuando hablábamos de todos esos espacios para guardar documentos, nos ha faltado comentar lo más importante, los sistemas de archivo. Estos productos de papelería pueden ser muy variados.
Por ejemplo, podemos contar con carpetas archivadoras. Son productos operativos y funcionales que nos permiten tener guardados nuestros documentos apuntando en su portada o en el lomo el tema o el cliente al que pertenecen.
Las carpetas de anillas, además, serán muy útiles para poder guardar los documentos, bien clasificados, dentro de un archivador. Si contamos con un mueble en el que poder guardar estos archivadores, podría ser uno de los productos clave para nuestro orden.
Otra opción interesante sería la de las bolsas multitaladro con fuelles, que son también aptas para meter en un sistema de anillas. Además, estas vienen con colores diferentes, por lo que podríamos organizar nuestros documentos según temáticas o establecer una secuencia de colores para nuestros diferentes clientes.
Por último, piensa que en las papelerías podrás conseguir un sinfín de portafolios que, además, incorporan sistemas de cierre muy diferentes, desde sistemas de botones magnéticos, cierre con velcro o con pinzas. Escoge aquel que te parezca más cómodo a la hora de trabajar.
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